Som følge av bestemmelser i sentralt lovverk har Lødingen kommune utarbeidet en beskrivelse for den enkeltes rett til innsyn, kommunens sikkerhet og behandling av personopplysninger.

Kommunen praktiserer merinnsyn.  Dvs at selv om et dokument kan unntas fra offentlighet, skal kommunen vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis. Et dokument er ikke bare papirbasert informasjon, men i prinsippet all informasjon som er lagret.

Alle som er registrert i et av kommunens systemer har rett til innsyn i egne opplysninger og har rett til å få vite i hvilke personregistere opplysningene er lagret jf personopplysningslovens §18.

Familiemedlemmer eller andre har kun rett til partsinnsyn dersom det forevises skriftlig fullmakt fra personen det gjelder, og som for punktet over har en rett til å få vite hvor opplysninger er lagret.

Søk om innsyn

Du kan nektes innsyn i interne dokumenter, men som hovedregel skal du likevel få innsyn i saksliste eller saksdokumenter til kommunestyre eller annet kommunalt folkevalgt organ, dokumenter til/fra kommunens kontrollutvalg, klagenemnd eller kommunal revisjon, og dokumenter til/fra enheter i administrasjonen som har selvstendig avgjørelsesmyndighet for saken dokumentet gjelder.

Krever du innsyn i saksdokumenter, må kravet gjelde en bestemt sak, eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art.
Se for øvrig om Rutiner og retningslinjer for innsyn, postliste og personvern (PDF, 101 kB).

Lødingen kommune bruker WebSak , et sakarkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av saksdokumenter. I saker med begrenset tilgang ut fra særlov benyttes i tillegg elektroniske arkivsystem beskrevet i egen oversikt.   

Arkivleder er delegert det daglige arkiv- og systemansvaret.  Den daglige driften gjøres av kommunens eget personell, men tidvis bidrar leverandørene innen utvikling, drift og vedlikehold av systemene. Kommunen har databehandleravtale med leverandørene.

Sakarkivsystemet WebSak følger offentlige standarder (NOARK), er tilgangs og rollestyrt, og har særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon (f.eks personalmapper, IOP’er og andre sensitive personopplysninger). Det er utarbeidet nødvendige rutiner og styrende dokumenter som sikrer at den faktiske saksbehandlingen er i samsvar med gjeldende lovverk.

I sakarkivsystemet behandler kommunen personopplysninger for å oppfylle sine lovpålagte oppgaver etter bl.a. personopplysningsloven, forvaltningsloven, offentleglova og arkivloven.

Det registreres ulike typer personopplysninger i sakarkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i hht arkivlovgivningens r egler. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter Lødingen kommune i noen tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ etter lovhjemmel (forvaltningsloven §17).  Det samles inn opplysninger fra kommunens hjemmeside i hht personopplysningsloven § 19

IKA Nordland oppbevarer mye av Lødingen kommunes papirbaserte historiske arkiv. Samarbeidet, herunder tilgjengeliggjøring av Lødingen kommunes arkivmateriell, er avtaleregulert. Henvendelser om innsyn rettes til kommunens arkiv.

Lødingen kommune henter og publiserer på hjemmesiden postlisten fra WebSak Den legges ut uten dokumentene på kommunens hjemmeside. Kommunen gjør oppmerksom på at korrespondanse med kommunen journalføres etter arkivlovens retningslinjer, og skriftlige henvendelser vil  kunne bli tilgjengeliggjort i postlisten. Innsyn i postlisten kan bestilles direkte fra hjemmesiden.

Tjenesten er i utgangspunktet gratis, men kommunen kan kreve betalt for utskrifter, kopier og utsendelse når antallet er over 100 sider i en sak. Da kan det kreves en krone per ark utover 100 og betaling for hele utsendelsen. For høykvalitetskopier gjelder det egne regler.

En offentlig postjournal er en liste over inngående og utgående post til et offentlig organ. Her finner du overskriften på saken og dokumentet, og navnet på avsender eller mottaker av dokumentene. Når du har funnet fram til et dokument som du vil bestille, kan du kreve innsyn, skriftlig eller muntlig. Kommunen har også plikt til å hjelpe deg å finne dokumenter gjennom arkivsystemet.
Her kan du bestille direkte via postlisten. Du kan også sende en henvendelse til postmottak i kommunen.

Personregistere inneholder opplysninger som kan være underlagt taushetsplikt.  Uansett kan det jf personopplysningslovens §18 kreves å få følgende informasjon om en bestemt type behandling :

a) navn og adresse på den behandlingsansvarlige og dennes eventuelle representant
b) hvem som har det daglige ansvaret for å oppfylle den behandlingsansvarliges plikter
c) formålet med behandlingen
d) beskrivelser av hvilke typer personopplysninger som behandles
e) hvor opplysningene er hentet fra, og
f) om personopplysningene vil bli utlevert, og eventuelt hvem som er mottaker.

Dersom den som ber om innsyn er registrert, skal den behandlingsansvarlige opplyse om:

a) hvilke opplysninger om den registrerte som behandles, og
b) sikkerhetstiltakene ved behandlingen så langt innsyn ikke svekker sikkerheten.

Også dette kan bestilles via søknadsskjema.

Kommunen er pliktig på selvstendig grunnlag til å rette eller slette personopplysninger som ikke lenger er relevante for behandlingen. Dette selv om opplysningene ikke er feilaktige eller mangelfulle, og innen rimelig tid. 

Alle som er registrert i en av kommunes systemer rett til å kreve at uriktige eller ufullstendige opplysninger blir rettet eller supplert, og at opplysninger kommunen ikke har adgang til å behandle blir slettet.

Krav om retting eller sletting rettes til kommunens postmottak: postmottak@lodingen.kommune.no

Plikten til å slette personopplysninger er i noen tilfeller begrenset av annet lovverk (f.eks regnskapsloven, arkivloven) og det kan også gjøres unntak fra sletteplikten for data som lagres for historisk, vitenskapelig eller statistisk formål.

Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Lødingen kommune praktiserer meroffentlighet, det vil si at kommunen så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.
Forskrift til offentleglova (offentlegforskrifta)

Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i  kommunen. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.
Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova)

Personopplysningsloven pålegger kommunen å gi informasjon om hvordan personopplysninger behandles ,om hva som lagres(§§17 og 18) og rutiner for sletting.
Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) 

Arkivloven inneholder regler om hvordan sakens dokumenter skal oppbevares, herunder om lagring i arkivinstitusjon. Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.
Lov om arkiv (arkivlova).

Krav om innsyn skal avgjøres så raskt som mulig. Det betyr vanligvis samme dag eller innen 1-3 arbeidsdager. Hvis du ikke har mottatt svar innen 5 arbeidsdager fra kommunen mottok kravet ditt, regnes dette som et avslag.  Personregisterloven gir en frist på 30 dager.

Kommunedirektøren ved informasjonssikkerhetsansvarlig er behandlingsansvarlig for kommunens behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret for de forskjellige behandlingene er delegert. Delegeringen omfatter kun oppgavene, ikke ansvaret.

Lødingen kommune er ansvarlig for at alle data blir behandlet på en sikker måte med hensyn til:

konfidensialitet :at data kun skal være tilgjengelig for autoriserte personer og prosesser

integritet :at data er nøyaktige, fullstendige og gyldige

tilgjengelighet :krav til service - alle berettigede krav om tilgang til korrekt informasjon dekkes ved behov

Kommunen skal også sikre at det foreligger internkontroll som viser at oppgavene blir utført i samsvar med personopplysningsloven og regler gitt i henhold til loven.

Hvis ikke annet er oppgitt lagres alle opplysninger som kommunen samler inn i systemer. Der annet ikke er oppgitt er kommunens personell i denne sammenheng systemansvarlig (delegert administrativt ansvar tilknyttet det enkelte fagsystem) . Hvis ikke annet er oppgitt har systemansvarlig ansvar for den administrative driften av systemet (og dermed tilgang til personopplysninger), mens IT - ansvarlig har ansvar for den tekniske driften av systemene (og dermed ikke tilgang til personopplysninger). Alle ansatte har signert taushetserklæring og en databrukeravtale. Kommunens servere er forsvarlig fysisk og teknisk sikret.

Lødingen kommune innhenter de personopplysninger vi trenger for å kunne utføre oppgavene og tjenestene våre. Behandling av personopplysninger skjer i henhold til gjeldende lov og forskrift. Du blir varslet dersom vi henter inn opplysninger om deg, med mindre innsamlingen av opplysninger er lovpålagt, varsling er umulig eller svært vanskelig, eller er det er opplagt at du kjenner til opplysningene som varselet skal inneholde.

Lødingen kommunes personvernerklæring:
Personvernerklæring Lødingen kommune 2023 (PDF, 88 kB)

Personvernombud (etter personvernforordningen artikkel 37 til 39):
Svein-Kyrre Hamnes
tlf 45681810
Mail:  svein-kyrre.hamnes@lodingen.kommune.no

 

Hvis kravet ditt om innsyn i enkeltdokumenter blir avslått, skal kommunen vise til den bestemmelsen som er grunnlaget for avslaget. Kommunen skal også opplyse om klageadgangen og klagefristen. Statsforvalteren er klageinstans, men klagen skal sendes til kommunen. Du har også klagerett hvis du ikke har fått svar innen fem arbeidsdager etter at kommunen har mottatt kravet, da dette regnes som et avslag.

Klagen skal avgjøres så snart som mulig. I tilknytning til klagebehandlingen kan Statsforvalteren også bestemme at dokumentet skal gjøres kjent helt eller delvis etter regelen om merinnsyn.

Når klagen gjelder manglende innsyn i behandling av personregistre, kan henvendelse rettes til Datatilsynet. Se: Hvordan kan jeg klage til Datatilsynet

Pressens offentlighetsutvalgs artikkel angående klagerett over avslag på innsyn