Planforslag skal utarbeides av fagkyndige og i henhold til lover, forskrifter og Kommunal- og distriktsdepartementets (KDD) veiledere. Forslagsstiller er ansvarlig for å sende inn nødvendig dokumentasjon etter krav til innhold og utforming av plandokumenter fra kommunen, herunder plankart, bestemmelser og planbeskrivelse. Planen kan ikke fremmes politisk før disse kravene er oppfylt. Kartgrunnlaget skal ikke være eldre enn 6 måneder. Grunnkart bestilles fra infoland og forslagsstiller er selv ansvarlig for å sørge for at det er oppdatert iht. eksisterende situasjon for området.
Når leveres hvilke planmaterialer
Her vises en enkel oversikt over de viktigste stegene i en planprosess, og hvilket materiale som skal leveres.
Første uformelle kontakt
- Ingen krav til levering av materiale
Oppstartsmøte
- Planinitiativ
- Ferdig utfylt skjema med:
- kartskisse med forslag til planavgrensning
- skisser/illustrasjoner av tiltaket (dersom det foreligger)
sendes til kommunen innen 5 virkedager før møtedato
- Etter møtet skriver kommunen møtereferat
Oppstartsmelding
- Forslagsstiller sender inn annonsetekst (word-format) til kommunen
- Forslagsstiller skal varsle planarbeidet med brev til grunneiere, naboer, offentlige etater og andre berørte, samt Lødingen kommune med liste over høringsinstanser
- Forslaget kunngjøres i aktuelle aviser, og sendes kommunen for annonsering på kommunens hjemmeside, med orientering om dagens- og fremtidig planstatus og formål
Innsending av planforslag - 1. gangs behandling
- Plankart (sosi+pdf) i egnet målestokk
- Bestemmelser (word+pdf)
- Planbeskrivelse med illustrasjoner, ROS-analyse og nødvendige utredninger (word+pdf)
- Uteområdeplan (pdf)
- Skriftlige kommentarer/innspill til oppstartsmeldingen
Offentlig ettersyn/høring
- Justerte dokumenter som følge av kommuneplanutvalgets vedtak ved 1. gangs behandling
2. gangs behandling
Før 2. gangs behandling må det etter avtale med planavdelingen leveres følgende:
- Eventuelle endringer av planmaterialet etter høringsperioden
- Skriftlige kommentarer til innkomne merknader
Før annonsering av vedtatt plan
Før kommunen kunngjøre den vedtatte planen må forslagsstiller sende inn:
- Vedtatt plankart med vedtaksdato (pdf/sosi-format). Er plankartet vedtatt av kommunestyret med endringer må det leveres revidert plankart (pdf/sosi-format)
- Vedtatte bestemmelser med vedtaksdato (pdf og word-format)
Plandokumentenes form og innhold
Plankartet skal konstrueres i henhold til Kommunal- og moderniseringsdepartementets veiledere. Veilederne er basert på SOSI-standarden, og det er et krav at digitale plankart leveres etter nevnte standarder. Planen kan ikke fremmes politisk før kravet er oppfylt.
- Kartreferansen Euref89 – UTM sone 33, og høydegrunnlag NN2000 skal brukes
- Dokumentasjon av sosi-kontroll skal følge plandokumentene
- Alle arealer innenfor plangrensen skal ha angitt formål iht. Nasjonal produktspesifikasjon
- Alle formål skal være i tråd med PBL § 12-5, og må planlegges med tilstrekkelig areal slik at arealbruken kan realiseres
- Plankart skal være iht. Kart- og planforskriften
- Tittelfelt skal være i samsvar med rettleder fra departementet
- Feltnavn til formål skal være iht. departementets liste, siste versjon
Bestemmelsene formuleres på en entydig og etterprøvbar måte. Det er unødvendig å sette krav som er sikret av annet lovverk.
Planbeskrivelsen skal beskrive planens formål, hovedinnhold og virkninger, samt planens forhold til rammer og retningslinjer som gjelder for området. Visse planer krever en særskilt vurdering og beskrivelse - konsekvensutredning - av planens virkninger for miljø og samfunn. Krav om konsekvensutredning blir gjennomgått på oppstartsmøtet.
Planbeskrivelsen skal i tillegg inneholde:
- Vedlegg med kopi av kunngjøringsannonse og dato for én avis, varslingsbrev og varslingslisten
- Vedlegg med kopi av innkomne merknader ved varsel om oppstart samt forslagsstillers vurdering av høringsuttalelsene
- For reguleringsplaner med konsekvensutredning: Vedlegg med utredninger i tråd med føringer fra kommunen
- Vedlegg med dokumentasjon - Det skal leveres dokumentasjon fra avklaringsmøter med øvrige etater/ fagenheter/ sektormyndigheter
Risiko- og sårbarhetsvurdering (ROS) skal gjennomføres for hver plan etter mal for Risiko- og sårbarhetsanalyse.
Medfører planen risiko for uønskede hendelser må det i planforslaget defineres tiltak som reduserer risikoen.
Uteområdeplan skal vise forholdet mellom bebygd og ubebygd areal samt avslutning mot tilgrensende områder. Utomhusplanen skal vise relevant informasjon sett i relasjon til det aktuelle tiltaket. Uteområdeplan skal sikre at uteområder planlegges og opparbeides slik at anleggets funksjonalitet, utforming, drift og levetid blir best mulig for brukere og eiere.
Se krav for Uteområdeplan i kommuneplanens arealdel, punkt 2.4.
Planavgrensning og krav til varsel om oppstart av planarbeid
Planavgrensning settes i samråd mellom kommunen og forslagsstiller. Behov for tilleggsoppmålinger for planavgrensning avklares i løpet av prosessen.
Forslagsstiller skal varsle oppstart av planarbeidet. Varslet skal inneholde:
- Kart med avmerket planavgrensning. Avklaring rundt fremtidig formål.
- Brev til grunneiere, naboer, offentlige etater og andre berørte interesser, som orienterer om planforslaget, dagens og fremtidig planstatus og formål
- Forslaget kunngjøres i aktuell avis, og annonsetekst sendes kommunen for kunngjøring på kommunens hjemmeside
- Høringsfrist for merknader ved varsel om oppstart skal være minimum 3 uker
Mindre endringer
I henhold til loven kan det gjennomføres mindre endringer av vedtatte reguleringsplaner. Hvorvidt en sak kan behandles som en mindre reguleringsendring beror på omfanget av endringen(e) og betinger at planavdelingen kan anbefale forslaget, og at det ikke foreligger innvendinger til endringene fra de berørte myndigheter eller private parter. For en endring av en reguleringsplan som er vurdert å ikke kunne behandles som en mindre "endring" gjelder de samme bestemmelser som for utarbeiding av en ny plan. Forslag om å endre en del av en gammel plan kan ha så stor sammenheng med de øvrige deler av planen at det vil være naturlig å kreve at hele planen endres etter reglene i ny lov (2008). Dette vil bero på en konkret vurdering. Ved endring av plan skal de gjeldende tegnereglene etter plan- og bygningsloven alltid benyttes.
Det anbefales at saken starter som et planinitiativ for område- og prosessavklaring. Planavdelingen vil foreta en vurdering av om saken kan behandles som en mindre reguleringsendring. Ved behov avholdes oppstartsmøte.
Planbeskrivelsen skal vise gjeldende situasjon, beskrivelse av endringen, og situasjon etter endring. Det må vises minskning og økning av arealformål i tall og prosent. Forslagsstiller er ansvarlig for samråd med berørte parter. Til behandling av endring sendes til kommunen følgende dokumenter:
- Planbeskrivelse (word og pdf)
- Innkomne merknader til varselet
- Plankart (pdf og sosi) iht. gjeldende sosi-standard
- Eventuelle endringer i bestemmelser (word og pdf)
- dokumentasjon på evt. samråd med berørte parter
- Liste over varslede parter, samt informasjon som er sendt med varslet
- Innkomne merknader til varselet og hvordan de er vurdert
Formannskapet har delegert myndighet fra kommunestyret til å treffe vedtak om mindre endring av reguleringsplan. Før vedtak treffes, skal saken forelegges for berørte myndigheter, og eiere og festere av eiendommer som direkte berøres, og andre berørte parter for uttalelse. Forslagsstiller er ansvarlig for varsling av berørte parter. Det skal lages følgebrev som forklarer de endringene som skal gjøres. Digital fremstilling skal godkjennes av kommunen før planforslaget kan regnes som komplett.
Vi gjør oppmerksom på at kommunens vurdering til forenklet prosess kan omvurderes om det i prosessens gang kommer frem saker som bør utføres etter en ordinær reguleringsprosess.
Saksbehandling og kommunens råd og veiledning
Det presiseres at de rådene som gis i oppstartsfasen ikke er bindende for administrasjonens videre anbefalinger i plansaken. Kommunens råd kan omfatte både utformingen av planforslag, men også opplegget for planprosessen, dokumentasjon og prosessbistand. Oppstartsmøtereferatet bygger på de opplysninger og planfaglige forhold som foreligger på det tidspunktet oppstartsmøtet blir avholdt. Planfaglige tema og prioriterte utredningsbehov for planarbeidet er angitt så langt det er mulig på grunnlag av tilgjengelige opplysninger gitt i planinitiativet og etter interne kommunale avklaringer. Konklusjonene er derfor foreløpige. Det tas forbehold om endringer i rammebetingelser, i kommunens rutiner og politikk og at nye opplysninger kan føre til endrede faglige vurderinger. Naboprotester, protester fra beboerorganisasjoner, krav fra offentlige myndigheter m.m. vil kunne medføre krav om endring av prosjektet og endring av fremdriften for prosjektet.
Om reguleringsprosessen trekker ut i tid (flere år), og det ikke kan vises til progresjon i saken, kan kommunen anse saken som uaktuell og etter en periode avslutte saken. Dersom saken skal fremmes kan kommunen ved behov kreve nytt oppstartsmøte før videre behandling.
Reguleringssaker faktureres iht. kommunens gebyrregulativ. Gebyr for teknisk arbeid som ikke kan beregnes etter andre satser, beregnes på grunnlag av medgått tid (f.eks. merarbeid utover normal prosess). Det er viktig at planutkast og planforslag er godt gjennomarbeidet og gjennomgått interne kontroller hos den som utarbeider planen slik at det ikke skaper unødvendig merarbeid for kommunen.
Nyttige eksterne/interne lenker: